Was macht ein “Veranstaltungsplaner”?

Ein Veranstaltungsplaner, auch Eventplaner oder Eventmanager genannt, ist eine Person oder eine Agentur, die für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verantwortlich ist. Dieser Beruf gehört zur MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conventions, Events) und umfasst die Gestaltung verschiedenster Events wie Tagungen, Konferenzen, Messen, Galaabende, Firmenfeiern und vieles mehr.

Der Veranstaltungsplaner übernimmt die gesamte Verantwortung für die Veranstaltung und koordiniert alle damit verbundenen Aufgaben. Dazu gehört die Auswahl und Buchung der geeigneten Location oder Venue, die Gestaltung des Veranstaltungskonzepts, die Budgetplanung und -kontrolle, die Verhandlung mit Dienstleistern und Lieferanten, das Eventmarketing, die Gästebetreuung und die Logistik.

Eine der Hauptaufgaben besteht darin, die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden zu verstehen und die Veranstaltung entsprechend zu konzipieren. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit und eine klare Kommunikation mit dem Kunden, um die Ziele, die Botschaft und die gewünschte Atmosphäre der Veranstaltung zu erfassen.

Der Veranstaltungsplaner erstellt einen detaillierten Veranstaltungsplan, der den Ablauf, die Zeitplanung, die Raumgestaltung, die technische Ausstattung, das Catering, das Programm und alle weiteren wichtigen Elemente der Veranstaltung umfasst. Dabei ist es wichtig, dass der Planer ein gutes Verständnis für die verschiedenen Aspekte einer Veranstaltung hat und die neuesten Trends und Best Practices in der Eventbranche berücksichtigt.

Die Budgetplanung und -kontrolle ist ein wesentlicher Teil der Aufgaben. Basierend auf den Anforderungen und dem Budget des Kunden erstellt der Eventmanager eine Kostenkalkulation und sorgt dafür, dass die Veranstaltung innerhalb des festgelegten Budgetrahmens bleibt. Dies erfordert eine sorgfältige Auswahl von Dienstleistern und Lieferanten, um die besten Leistungen zum besten Preis zu erhalten.

Während der Durchführung der Veranstaltung überwacht der Veranstaltungsplaner alle Aktivitäten und stellt sicher, dass alles reibungslos abläuft. Dazu gehört die Koordination der verschiedenen Teams und Dienstleister, die Betreuung der Gäste, die Lösung von Problemen, die Einhaltung des Zeitplans und die Qualitätssicherung. Der Planer agiert als Ansprechpartner für den Kunden und sorgt dafür, dass alle Erwartungen erfüllt werden.

Ein erfahrener Veranstaltungsplaner verfügt über ein breites Netzwerk an Kontakten in der Eventbranche, darunter Venues, Caterer, Technikdienstleister, Dekorateure, Künstler und viele mehr. Dies ermöglicht es ihm, die besten Partner für jede Veranstaltung auszuwählen und eine qualitativ hochwertige Durchführung sicherzustellen.

Der Beruf des Veranstaltungsplaners erfordert ein hohes Maß an Kreativität, Organisationstalent, Flexibilität und Stressresistenz. Jede Veranstaltung ist einzigartig und erfordert individuelle Lösungen und Anpassungen. Der Planer muss in der Lage sein, mit unvorhergesehenen Situationen umzugehen und schnell Entscheidungen zu treffen.

Insgesamt ist der Veranstaltungsplaner ein wichtiger Akteur in der Eventbranche, der dafür sorgt, dass Veranstaltungen reibungslos und erfolgreich ablaufen. Durch seine Fachkenntnisse, sein Engagement und seine Erfahrung trägt er dazu bei, unvergessliche Events zu schaffen und die Ziele des Kunden zu erreichen.